Smart working: come organizzare il lavoro e pianificare le attività di comunicazione

Parliamo di smart working (in ottica sostenibile) con Ada Rosa Balzan, Partner di Netlife s.r.l. che, insieme alla nostra CEO Francesca Anzalone, esperta di comunicazione e cultura digitale, hanno affrontato il tema per offrire servizi e consulenze mirate alla situazione attuale. Partiamo da un’analisi, ovvero dalla necessità di avere dati oggettivi concreti sui quali misurare gli aspetti di gestione dell’azienda in modo preciso e puntuale. Attraverso una valutazione dello stato dell’arte aziendale si può organizzare in modo più opportuno i sistemi di gestione per l’azienda anche in momenti difficili come questi. 

E’ di questi giorni la previsione del DL Rilancio che lo smart working diventa un diritto per i lavoratori del privato con figli under 14. Tra le fonti: Il Sole 24 Ore 

 

Oggi le aziende hanno compreso che possono proseguire il lavoro anche da remoto, per assicurare la Business Continuity dell’azienda 

Le aziende in queste settimane si sono confrontate con l’opportunità di poter proseguire il lavoro anche da remoto per assicurare l’operatività e la business continuity della azienda. 

Nell’ambito delle misure adottate dal Governo per il contenimento e la gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19 (coronavirus), il Presidente del Consiglio dei ministri ha emanato il 1° marzo 2020 un nuovo Decreto che interviene sulle modalità di accesso allo smart working, confermate anche dal Decreto del 4 marzo 2020. Come indicato nel DPCM dell’11 marzo 2020, si raccomanda venga attuato il massimo utilizzo, da parte delle imprese, di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza.

https://www.lavoro.gov.it/strumenti-e-servizi/smart-working/Pagine/default.aspx 

La definizione di smart working, contenuta nella Legge n. 81/2017, pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Ai lavoratori agili viene garantita la parità di trattamento – economico e normativo – rispetto ai loro colleghi che eseguono la prestazione con modalità ordinarie. È, quindi, prevista la loro tutela in caso di infortuni e malattie professionali, secondo le modalità illustrate dall’INAIL nella Circolare n. 48/2017.

Sicuramente è più complesso per compiti in produzione e più semplice per attività di ufficio e di consulenza gestibili anche da remoto.

Il processo di lavoro a distanza è ormai stato attivato e nei prossimi mesi nasceranno nuove formule e soluzioni in tal senso per agevolarlo e renderlo più efficiente.

 

Che cosa significa realmente smart working, soprattutto in ottica di sostenibilità

Significa in un sistema di gestione del lavoro trovare la soluzione vincente che coniuga le esigenze aziendali con quelle delle risorse umane che ci lavorano, risorse umane perché sono le persone nella loro interezza a portare valore aggiunto, con le loro soft skill e non solo le competenze tecniche (hard skill).

Quello che stiamo vivendo in questi giorni non è smart working ma lavoro da casa, organizzato alla meno peggio di fronte all’emergenza del virus per far sì che si riuscissero a portare avanti alcuni aspetti della propria attività.

 

Smart working in termini e pianificazione strumentale e concettuale

Tutto deve essere strutturato, pensato e progettato affinché il lavoro a distanza funzioni e non sia fonte di stress; quindi dagli strumenti informatici, alla linea internet veloce presso l’abitazione del collaboratore, a sistemi di condivisione di documenti in cloud performanti per le specifiche esigenze.

Le piattaforme di video conferenze  diventano uffici condivisi virtuali in cui incontrarsi con i colleghi e con i clienti per  lo stato avanzamento  dei progetti, calendari condivisi. Tutto si organizza in maniera puntuale e non ci si può improvvisare. 

In questo periodo ci siamo resi conto di quanto la cultura digitale non sia ancora completamente matura nell’uso consapevole di strumenti e tantomeno di strategie digitali. Per compiere un percorso pienamente consapevole dobbiamo lavorare sull’educazione al digitale e ancora più su opportunità e rischi nei quali andiamo incontro.

Cambia la definizione del lavoro stesso, si passa dal concetto di ore giornaliere  a quello di obiettivi in cui il pacchetto ore si distribuisce nella settimana a discrezione del collaboratore con cui si definisce entro quando vanno consegnati i compiti assegnati, responsabilizzando le persone sul rispettare le consegne e dando fiducia in questo modo e libertà nella gestione del tempo con una modalità che si basa sulla responsabilità e la condivisione di risultati e obiettivi.

La comunicazione interna “cambia pelle”

Ci siamo accorti in questo periodo di lock down che le comunicazioni di chi faceva smart working sono lievitate in maniera imponente e che le ore di lavoro, invece di permettere maggiore libertà hanno occupato molte più ore extra lavorative.

Complice anche il fatto che il momento comunque non consentiva di uscire il lavoro si è dilatato nelle ore della giornata e in qualche caso è stata anche una scelta del collaboratore per “tenere impegnata la testa ” e far passare più velocemente le giornate, soprattutto è stato riscontrato questo nelle persone che vivono sole in casa e in spazi limitati. Nei prossimi mesi è probabile si sperimenteranno delle forme ibride in presenza e a distanza.

E se da una parte la comunicazione ha avuto una sovrabbondanza informativa, dall’altra sono mancate linee guida e policy strutturate nella maggior parte delle aziende. Comunicazione interna significa anche organizzazione delle informazioni, gestione della sicurezza delle stesse, tutela. Per comunicare in maniera efficace si devono seguire delle regole, dei protocolli, avere linee guida, un linguaggio comune e la possibilità di accedere a tutte le informazioni condivise, ma sempre in situazione di sicurezza.

 

Cosa possiamo fare per te? 

Quanto è davvero smart la tua azienda per pensare di offrire questa opportunità? Scoprilo insieme a noi attraverso una consulenza

Con SI Rating puoi misurare gli aspetti di gestione della tua azienda in modo preciso e puntuale e ti aiuta nell’organizzare in modo più opportuno dei sistemi di gestione per la tua azienda anche in momenti difficili come questi. Quanto la tua organizzazione è in grado di gestire in maniera “agile” la comunicazione cogliendo le opportunità e evitando i rischi?

 scrivici a info@netlifesrl.com i nostri esperti saranno lieti di rispondere alle tue domande